Na dobry początek – czym jest IT Outsourcing?

Outsourcing pracowników IT, inaczej outsourcing IT, contracting IT, staffing IT lub IT staff augmentation to termin, który odmienił oblicze wielu branż, wprowadzając nową jakość w zarządzaniu zasobami ludzkimi i technologią.

Outsourcing pracowników IT, inaczej niż outsourcing całego zespołu IT, skupia się na pozyskiwaniu indywidualnych ekspertów z zewnątrz, którzy dołączają do projektów na określony czas, aby wzmocnić istniejące zespoły lub wnieść specjalistyczną wiedzę, której na co dzień może brakować w organizacji.

Dzięki temu firmy zyskują elastyczność, mogąc skalować swoje operacje w górę lub w dół zgodnie z aktualnymi potrzebami, bez konieczności długotrwałego zobowiązywania się do utrzymania na pokładzie pełnoetatowych pracowników.

To nie do końca to czego szukasz? Sprawdź czy rekrutacja na Success Fee lub RPO nie będą dla Ciebie lepszym rozwiązaniem!

Dla kogo jest outsourcing pracowników IT i w jakich sytuacjach najlepiej się sprawdzi?

1. Firmy potrzebujące wsparcia w jednorazowych projektach IT

Przykład:

Agencja Reklamowa specjalizująca się w digital marketingu, stanęła przed wyzwaniem wdrożenia zaawansowanego systemu zarządzania kampaniami dla swojego kluczowego klienta. Chociaż posiadała kompetentny wewnętrzny zespół IT, brakowało w nim specjalisty od systemów CRM, który mógłby szybko i skutecznie zrealizować to zadanie. Decyzją zarządu była współpraca z dostawcą IT Outsourcingu, który dostarczył eksperta CRM na okres realizacji projektu. Dzięki temu Agencja mogła zrealizować projekt na czas, bez konieczności trwałego rozszerzania zespołu IT.

2. Start-upy rozwijające swoje produkty

Przykład:

Start-up działający w branży technologii dla zdrowia pracował nad innowacyjną aplikacją do monitorowania zdrowia. Mając ograniczone zasoby, ale potrzebując specjalistycznych umiejętności w dziedzinie sztucznej inteligencji, zdecydował się na outsourcing części prac badawczo-rozwojowych. Dostawca IT Outsourcingu dostarczył zespół ekspertów AI, który współpracował z wewnętrznymi programistami start-upu, przyspieszając rozwój aplikacji i wprowadzając ją na rynek szybciej niż planowano.

3. Średnie i duże przedsiębiorstwa realizujące transformację cyfrową

Przykład:

Fabryka produkująca komponenty elektroniczne podjęła decyzję o cyfryzacji swoich procesów produkcyjnych w ramach szeroko zakrojonego planu transformacji cyfrowej. Aby sprostać temu zadaniu, potrzebowała zespołu programistów, analityków danych oraz specjalistów od Internetu Rzeczy (IoT), którego nie posiadała na pokładzie. IT Outsourcing umożliwił szybkie pozyskanie niezbędnych ekspertów, którzy pracowali nad projektem razem z pracownikami firmy, dzięki czemu firma mogła efektywnie i skutecznie zaimplementować nowe technologie w swojej produkcji.

4. Organizacje poszukujące elastycznych rozwiązań dla zmiennych potrzeb projektowych

Przykład:

Firma oferująca platformy edukacyjne często boryka się ze zmiennymi potrzebami w zakresie zasobów IT – od rozwoju nowych funkcji po wsparcie istniejących aplikacji. Aby zarządzać tymi zmiennymi potrzebami, firma zdecydowała się na elastyczne usługi IT Outsourcingu. Dzięki temu mogła szybko skalować zespół projektowy w górę lub w dół, w zależności od aktualnych wymagań projektowych, utrzymując przy tym kontrolę nad kosztami i zapewniając ciągłość dostarczania wysokiej jakości usług swoim użytkownikom.

5. Zagraniczne przedsiębiorstwa bez możliwości zatrudnienia na umowę o pracę w Polsce

Przykład:

Dynamicznie rozwijająca się firma z branży gier wideo z Japonii, specjalizująca się w produkcji gier mobilnych, stanęła przed wyzwaniem rozwoju nowego, zaawansowanego projektu. Dzięki globalnej renomie polskich programistów i grafików, firma chciała skorzystać z ich usług, jednak brak lokalnej siedziby uniemożliwiał zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Rozwiązaniem okazało się nawiązanie współpracy w modelu B2B, co pozwoliło na elastyczną i efektywną realizację projektu. Dzięki współpracy z polskim dostawcą usług outsourcingowych, firma zyskała szybki i prosty dostęp do szerokiego grona wykwalifikowanych programistów, co znacząco przyspieszyło rozwój jej produktów i pozwoliło na skuteczną ekspansję na nowe rynki.

Jak wybrać najlepszego dostawcę outsourcingu pracowników IT?

Aspektów, które należy rozważyć przy wyborze jest wiele, ale wybrałam 4, które rozważyłabym w pierwszej kolejności.

Doświadczenie i referencje

Poszukując dostawcy, który spełni Twoje oczekiwania, kluczowe jest zwrócenie uwagi na bogate portfolio realizowanych projektów. Dostawca, który może pochwalić się udanymi projektami w różnorodnych sektorach, prawdopodobnie zbudował metodyki pracy, które są elastyczne i mogą być dostosowane do unikatowych wymagań każdego klienta.

Transparentność finansowa i model rozliczeniowy

Jasne zasady współpracy finansowej są niezbędne. Upewnij się, że rozumiesz model rozliczeniowy i nie ma ukrytych kosztów (o modelach rozliczeniowych piszę więcej dalej we wpisie). To pozwoli na łatwe budżetowanie i unikanie nieprzyjemnych niespodzianek.

Komunikacja i przejrzyste raportowanie

Dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu każdego projektu. Wybierz dostawcę, który oferuje dedykowanego koordynatora projektu i zapewnia regularne aktualizacje na temat postępów. Zapytaj o częstotliwość feedbackowania i raporty, których możesz się spodziewać.

Dopasowanie kulturowe i wartości

Znajdź partnera, który rozumie i podziela wartości Twojej organizacji. Współpraca z firmą, która utożsamia się z Twoimi priorytetami i kulturą korporacyjną, ułatwi komunikację i integrację zespołów. Nasze doświadczenie pokazuje, jak ważna jest autentyczność w relacjach i dopasowanie wartości – to fundament dla efektywnego partnerstwa.

Różne modele płatności w outsourcingu pracowników IT

Zrozumienie różnych modeli płatności w outsourcingu IT jest kluczowe dla efektywnego zarządzania kosztami i zasobami. Modele mogą być różne w zależności od pomysłu agencji, ale my skupimy się na 3 najbardziej popularnych:

1. Model Body Leasing

Model body leasing polega na tym, że konsultanci są formalnie zatrudnieni przez agencję outsourcingową, a nie przez klienta. Klient płaci jedną fakturę miesięcznie za wszystkich konsultantów.

Plusy:

  • Prosta administracja: Jedna faktura miesięcznie upraszcza zarządzanie finansami i administracją.
  • Elastyczność: Możliwość szybkiego zwiększania lub zmniejszania liczby konsultantów w zależności od potrzeb projektowych.

Minusy:

  • Brak transparentności: Klient nie wie, ile dokładnie zarabia konsultant, co może prowadzić do braku zaufania.
  • Potencjalnie wyższe koszty: Ukryte marże mogą oznaczać wyższe koszty całkowite dla klienta.

2. Model GP Only

W modelu GP Only (Gross Profit Only) klient sam zatrudnia konsultanta na własnym payrollu, a agencja wystawia fakturę tylko za marżę.

Plusy:

  • Transparentność finansowa: Klient dokładnie wie, ile płaci konsultantom oraz ile wynosi marża agencji.
  • Oszczędności: Możliwość negocjacji stawek bezpośrednio z konsultantami, co może prowadzić do niższych kosztów całkowitych.
  • Kontrola: Większa kontrola nad procesem zarządzania zasobami ludzkimi i budżetowaniem.

Minusy:

  • Zwiększona administracja: Klient musi sam zarządzać payrollami i innymi formalnościami związanymi z zatrudnieniem konsultantów.
  • Większa odpowiedzialność: Klient bierze na siebie większą odpowiedzialność za zarządzanie konsultantami.

3. Model Try & Hire

Model Try & Hire łączy elementy outsourcingu i rekrutacji stałej. Klient najmuje konsultanta na określony czas (np. 6 miesięcy) na payrollu agencji, a po tym okresie może go zatrudnić na stałe.

Plusy:

  • Testowanie kompetencji: Możliwość przetestowania umiejętności i dopasowania konsultanta do zespołu przed podjęciem decyzji o stałym zatrudnieniu.
  • Minimalizacja ryzyka: Zmniejszenie ryzyka związanego z zatrudnieniem niewłaściwego pracownika na stałe.

Minusy:

  • Dodatkowe koszty: Jest to droższa opcja niż wzięcie eksperta od razu w modelu Success Fee.
  • Czas adaptacji: Konieczność przeprowadzenia procesu adaptacji i oceny konsultanta przed podjęciem decyzji o stałym zatrudnieniu.

Na co uważać decydując się na IT Outsourcing?

Choć outsourcing pracowników IT może rozwiązać wiele Twoich problemów, może też ich trochę wygenerować. To kilka aspektów i potencjalnych ryzyk, które warto wcześniej rozważyć:

  • Zrozumienie kultury i komunikacji: Różnice kulturowe i komunikacyjne mogą prowadzić do nieporozumień i problemów w przepływie informacji. Upewnij się, że firma outsourcingowa zapewnia pracowników z dobrym dopasowaniem kulturowym i posługujących się tym językiem, którym posługuje się Twój zespół.
  • Zmiany kosztów i problemy z kontraktorem: Chociaż outsourcing pracowników IT często jest postrzegany jako sposób na redukcję kosztów, niespodziewane wydatki związane z niedopasowaniem kandydata, jego przedwczesnym wycofaniem lub niezadowoleniem z jego performance’u mogą zniwelować tę oszczędność. Żeby tego uniknąć, współpracuj z agencją, której procedury wspierają znajdowanie jakościowych i dopasowanych kulturowo kandydatów.
  • Integracja z istniejącymi zespołami: Wprowadzenie zewnętrznych pracowników IT może wywołać konflikty lub problemy w komunikacji z istniejącymi zespołami. Kluczowe jest zapewnienie, aby wszystkie strony były na bieżąco informowane i zaangażowane w proces integracji. Jeśli jednak dbasz o kulturę i chcesz budować zespół z bliskimi relacjami, być może stała rekrutacja IT będzie lepszym rozwiązaniem dla Ciebie

Outsourcing pracowników IT krok po kroku – jak to działa??

  1. Pierwsze spotkanie i ustalenie oczekiwań: Wszystko zaczyna się od pierwszego kontaktu, podczas którego omawiane są potrzeby Twojej firmy oraz specyfikacje wymaganego stanowiska. Jest to czas na przedstawienie agencji Twoich oczekiwań, celów projektowych oraz preferencji dotyczących umiejętności i doświadczenia kandydatów. Na tym etapie ustalany jest również zakres współpracy i harmonogram działań.
  2. Rozpoczęcie procesu poszukiwań: Po zdefiniowaniu kluczowych potrzeb i oczekiwań, agencja rozpoczyna proces poszukiwania idealnych kandydatów. Wykorzystując swoje doświadczenie, sieci kontaktów oraz zaawansowane narzędzia rekrutacyjne, agencja skanuje rynek w poszukiwaniu talentów, które najlepiej pasują do Twoich wymagań. W Team Up ten proces prowadzimy w sprintach, dostarczając Ci raporty postępu po każdym sprincie i na bieżąco dostosowując strategię by zwiększyć tempo wyszukiwania jakościowych kandydatów.
  3. Prezentacja wyselekcjonowanych kandydatów: Następnym krokiem jest przedstawienie Tobie listy starannie wyselekcjonowanych kandydatów. Dla każdego z nich agencja przygotowuje szczegółowe profile zawierające informacje na temat ich doświadczenia, umiejętności oraz wyników rozmów kwalifikacyjnych. To pozwala na szybkie i efektywne przesiewanie potencjalnych kandydatów.
  4. Wybór i integracja najlepszego kandydata: Po przeprowadzeniu rozmów i ewentualnych testów kompetencyjnych, firma dokonuje wyboru najlepszego kandydata. Dobra agencja wesprze Cię w negocjacjach warunków współpracy oraz w procesie onboardingowym, aby zapewnić płynne włączenie nowego pracownika do zespołu i projektu.

Podsumowanie

IT Outsourcing oferuje elastyczność i dostęp do szerokiej puli talentów, wtedy, kiedy potrzebujesz i na tak długo jak tego potrzebujesz. Kluczem do sukcesu jest jednak wybór odpowiedniego partnera, który znajdzie dla Ciebie kontraktorów dopasowanych do Twojej wizji i kultury Twojej firmy, oraz przygotowanie zespołu do współpracy z zewnętrznymi pracownikami IT.

Jeśli zastanawiasz się czy to usługa dla Ciebie, albo szukasz modelu, który lepiej zaspokoi Twoje potrzeby rekrutacyjne, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszymi doradcami, którzy na rekrutacji IT zjedli zęby 😉 i chętnie podzielą się tą wiedzą.